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BPO: un facilitateur de projets

Une mauvaise réputation

Quand je parle à mes amis de mon travail à Officience, on me donne souvent des réponses ironiques telles que « Ah oui, tu es le genre de personne qui nous vole notre travail ». Le débat peut rapidement être sans fin en ce qui concerne le BPO (voir la théorie de la destruction créative de Schumpeter). Toujours est-il que le concept de BPO a très souvent une réputation négative.

Les pro-BPO vous diront que cela permet aux entreprises de se concentrer sur leur activité principale, ou bien encore que cela va permettre de réduire drastiquement les coûts de production. Cependant, tout le monde est d’accord pour affirmer que le concept de BPO facilite la gestion de projets.

Ne nous focalisons pas sur la réduction des coûts

Nous pouvons identifier au moins trois différents exemples pour lesquelles le concept du BPO favorise les projets.  Les deux premiers points concernent le temps et les ressources disponibles : en bref, quand un projet doit se conclure rapidement ou bien lorsqu’il demande temporairement certaines compétences  pour un projet bien défini.  Pour ces raisons, le BPO offre une alternative intéressante à la main d’œuvre interne. Je ne vais pas m’étaler sur ces deux avantages puisqu’ils ont été cités dans chaque précédent billet de notre blog.

Cependant, le dernier exemple est très souvent négligé autant par les articles que par les entreprises. Combien de projets avez-vous laissé tomber parce qu’ils n’étaient financièrement pas rentables ?  Combien de fois vous vous êtes demandé comment réduire vos coûts opérationnels pour faire de votre projet, idée, une affaire viable et surtout rentable financièrement.  Le BPO peut être vu comme un moyen novateur et surtout créateur de valeurs pour une société : Sans BPO, votre projet n’existe pas vraiment tandis qu’avec le BPO, « combien je dois dépenser pour ce projet » devient bien moins important que de savoir combien je vais avoir en retour.

Exemple : processus de validation des factures

C’est déjà bien connu,  le BPO permet aux entreprises de faire d’un projet déjà rentable  un projet encore plus rentable.

De manière moins évidente, le BPO  peut également transformer un projet apparemment impossible en un projet parfaitement viable en améliorant la gestion des coûts opérationnels. Bien géré, le retour sur investissement d’un projet peut rapidement grimper ainsi qu’améliorer vos indicateurs clés de performance.

Prenons l’exemple d’un processus pour la validation des facturations comprenant depuis la vérification à l’envoie des factures aux clients. Si après calculs, vous avez pour objectif d’économiser une somme de 10,000 US$ mais qu’en réalité, vous payez trois techniciens pour mettre en place le processus à 3000US$ chacun, alors il n’y aurait que très peu d’intérêt à réaliser ce projet. Néanmoins, externaliser ici la mise en place du processus permettrait d’accroitre le retour sur investissement.

Par où commencer?

Curieusement, cette vision est fondée sur les chefs d’entreprises et autres responsables de projets pour sentir des sentiers battus et trouver des solutions originales afin d’identifier des améliorations et faire des économies. La question n’est plus de savoir « Et si on externalisait les processus existants ? » Il faut repartir du début et reconsidérer tous les aspects et étapes du processus dans le but d’identifier des axes d’améliorations. L’avantage du BPO est de rendre ces améliorations très accessibles financièrement.

Le BPO devient un projet, une innovation et une création de valeur, non pas en réduisant les coûts opérationnels que vous devez déjà supporter mais, en se donnant les moyens de mettre en place des processus qui autrement n’existeraient pas.

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